Nggak Bisa Seenak Udelnya, Berikut Ini Etika Sebelum dan Saat Meeting Secara Online

Meeting Online
Meeting Online (KalderaNews/Ist)

JAKARTA, KalderaNews.com – Pandemi Covid-19 membuat segala hal yang berbau offline menjadi online (daring) menjadi marak. Kuliah, sekolah, bekerja dan beribadah pun kini dilakukan secara online.

Pola masyarakat yang selama ini serba offline kini mulai berubah dan terbiasa dengan segala hal yang berbau online. Pekerjaan pun dikoordinasikan secara online. Tak mengherankan saat ini banyak sekali platform online yang menjadi sarana penunjang aktivitas kuliah, sekolah, bekerja dan beribadah bisa dilakukan secara online.

Aplikasi meeting online yang memungkinkan orang membahas suatu topik tanpa harus bertatap muka secara langsung pun kini marak mulai dari Skype, Zoom, Google Meet, GoToMeetings, Google Hangout, Join Me, Whatsapp, Facetime, Slack, Cisco Webex, Jitsi Meet, Teams, oogle Duo, Adobe Connect, Zoho Meeting, Amazon Chime, HighFive hingga AnyMeeting dengan berbagai kelebihan dan kekurangannya.

BACA JUGA:

Meeting online pun menjadi marak, yang secara otomatis mengubah banyak pola kerja masyarakat. Tak hanya itu saja, perilaku secara online pun berubah, terutama saat-saat mengikuti meeting secara online.

Bagaimana pun saat menghadiri meeting-meeting online ini, ada baiknya memperhatikan etikanya. Meski online, tidak berarti bisa seenaknya karena penampilan, gerak tubuh, sikap dan latar belakang saat meeting penting diperhatikan. Seperti apa etikanya?

Etika Sebelum Mengikuti Meeting Online

  • Memastikan signal baik karena hal ini sangat membantu kelancaran dalam melakukan meeting
  • Hadir di ruang meeting online sebelum mulai acara. Jangan membiasakan terlambat saat mengikuti meeting online. Tunjukkan bahwa kita menghormati yang mengundang serta peserta lain yang sudah hadir dan mulai kegiatan. Jika akan terlambat, lebih baik memberitahu via WhatsApp atau chat lain. Komunikasi dengan pengundang meeting itu sangat penting
  • Tuliskan identitas asli di layar. Menampilkan nama munjukkan identitas pemiliknya. Dengan nama yang jelas akan mempermudah dalam membangun komunikasi
  • Pastikan berpenampilan dan berpakaian pantas, yang sesuai dengan konteks pertemuan. Penampilan dan pakaian dalam rapat organisasi, rapat penting, training tentu akan berbeda dengan pertemuan dengan teman-teman sekedar temu kangen
  • Pastikan tempat yang tepat untuk meeting online ini. Jika memungkinkan carilah ruangan yang tenang dan jauh dari keramaian agar meeting onlinya nyaman. Suara pembicara dapat terdengar dengan jelas, apalagi jika di rumah banyak anak atau orang yang seringkali lalu lalang dan mengganggu meeting
  • Atur arah kamera meeting online dengan benar. Arah kamera ke posisi yang tidak tepat dapat mengganggu meeting. So, hindari hal-hal yang bisa mengganggu latar belakang monitor seperti terarah ke pintu atau dapur
  • Perhatikan pula suara sekitar meeting agar tidak terlalu berisik.

Etika Saat Melakukan atau Mengikuti Meeting Online

  • Mute mic ketika tidak sedang berbicara. Mematikan mic saat tidak bicara akan membantu menciptakan suasana yang tenang dalam ruang meeting online, terlebih jika berada di tempat yang cenderung ramai seperti banyak anak kecil, dekat jalan raya atau yang lainnya.
  • Apakah kamera harus nyala terus? Meeting secara online sama dengan offline. Dalam pertemuan itu wajah kelihatan, senyum kelihatan, suara terdengar. Maka akan menjadi sangat baik jika kamera dihidupkan. Mengapa? Si pembicara akan merasa bahwa dirinya diperhatikan. Orang yang sedang berbicara butuh diperhatikan dan dihargai. Jika terpaksa karena bandwith, lebih baik sampaikan bahwa karena itu akan mematikan kamera atau alasan lain karena sedang ada hal penting sejenak. Untuk itu tetap perlu menyampaikan izin
  • Hindari makan dan mimun di depan kamera selama mengikuti meeting online. Jika harus makan atau minum sebaiknya bergeser lah ke samping atau matikan kamera
  • Jika ingin keluar sebentar, sampaikan secara tertulis melalui chat
  • Fokus saat meeting. Mata tertuju pada laptop atau gadget lain dan telinga mendengarkan penjelasan. Adalah hal yang kurang etis ketika kita mengikuti pertemuan (apalagi meeting penting) sambil mengerjakan hal yang lain
  • Tidak memotong pembicaraan orang lain. Sidak salah memotong pembicaraan orang lain, asal tahu kapan dan bagaimana caranya. Namun dalam meeting online memotong pembicaraan bisa sangat mengganggu proses. Maka, sebaiknya tidak memotong penbicaraan seseorang. Kita tunggu orang yang berbicara menyelesaikannya atau jika harus melakukannya gunakanlah fitur sejenis raise hand. Dengan demikian, kita tidak hanya bertindak sopan dan profesional seklaigus membantu menciptakan suasana meeting lebih kondusif
  • Saat diminta berbicara, mulailah dengan menyebut nama diri, terutama untuk meeting besar yang di dalamnya tidak semua dikenal
  • Hal lain biasanya tergantung kita atau kesepakatan dengan host. Jika host menghendaki kamera dimatikan, tentu hal itu harus ditaati. Jika tidak ada ketentuan dari host, akan lebih baik fitur video selalu aktif. Jangan sampai pembicara merasa seorang diri ketika berbicara karena semua kamera dinonaktifkan
  • Jika ingin keluar dari meeting online, sampaikan ucapan terima kasih dan pamit lah. Hal ini menunjukkan kita menghargai pertemuan tersebut dan sebagai bentuk sopan santun. Kita bisa mengatakan, “Terima kasih telah diperkenankan bergabung, mohon izin saya pamit lebih dahulu”. Akan lebih baik lagi, jika kita memberitahu sebelum mulai meeting online kalau hendak ada acara lain
  • Jika aplikasi error, signal putus-putus, sebaiknya segera matikan dan segera ganti koneksi atau ulang lagi koneksi. Mendengarkan suara berisik atau putus-putus saat meeting online sungguh tidak nyaman.

*Jika merasa artikel ini bermanfaat, silakan dishare pada saudara, sahabat, dan teman-temanmu




Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*