JAKARTA, KalderaNews.com – Technical meeting (teknikal meeting) untuk kegiatan siswa dan mahasiswa sangat penting dan memiliki peran yang krusial dalam persiapan dan pelaksanaan acara atau kegiatan hingga perlombaan.
Technical meeting memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam kegiatan, baik itu panitia, peserta, atau pembicara, memiliki informasi yang sama dan lengkap tentang acara. Hal ini membantu menghindari kebingungan atau salah paham mengenai prosedur, jadwal, dan persyaratan acara.
Melalui technical meeting, panitia dan anggota tim bisa berkoordinasi untuk membagi tugas dan tanggung jawab masing-masing. Ini memastikan bahwa setiap aspek kegiatan telah tercakup dan dikelola dengan baik.
BACA JUGA:
- Indonesia Jadi Host International Day di Lindau Nobel Laureate Meeting di Jerman 26 Juni 2023
- Nuffic Neso Indonesia Gelar Expert Meeting Bahas Peluang Kerjasama Perguruan Tinggi Indonesia-Belanda
- Nggak Bisa Seenak Udelnya, Berikut Ini Etika Sebelum dan Saat Meeting Secara Online
Dalam technical meeting masalah atau tantangan yang mungkin muncul selama persiapan dan pelaksanaan acara juga bisa diidentifikasi dan solusi yang tepat dapat dicari bersama. Ini membantu meminimalkan risiko gangguan atau kegagalan selama acara berlangsung.
Peserta, terutama siswa atau mahasiswa, memiliki kesempatan untuk bertanya dan berdiskusi tentang hal-hal yang belum jelas atau membutuhkan penjelasan lebih lanjut. Ini membantu dalam memahami acara secara menyeluruh dan menumbuhkan rasa keterlibatan.
Dalam technical meeting dapat dibahas rencana cadangan jika ada perubahan mendadak atau situasi tak terduga yang mempengaruhi acara. Rencana cadangan ini memastikan acara tetap dapat berjalan lancar meskipun ada kendala.
So, technical meeting berperan penting dalam menciptakan acara yang sukses dan profesional, serta memberikan kesempatan bagi peserta untuk berkontribusi dan memahami acara secara keseluruhan. Ini membantu menciptakan pengalaman yang positif dan memperkuat ikatan dalam komunitas siswa dan mahasiswa.
Secara umum technical meeting adalah pengarahan dari panitia dalam sebuah kegiatan atau perlombaan untuk memastikan semua peserta dan panitia memiliki pemahaman yang sama tentang jalannya acara.
Hal ini bertujuan agar perlombaan berjalan lancar, syarat-syarat perlombaan dipahami, dan pertanyaan peserta bisa dijawab dalam sesi tanya jawab.
Agar technical meeting berjalan efektif, beberapa tip yang bisa diikuti antara lain:
- Rapat final dengan seluruh panitia terlibat untuk menyelesaikan rencana dan memastikan pemahaman yang seragam.
- Pastikan semua pihak hadir tepat waktu agar rapat berjalan lancar.
- Buat agenda rapat yang baik, termasuk membahas rundown dan tugas-tugas panitia serta pemeriksaan lokasi kegiatan.
- Siapkan konsumsi seperti snack box atau makanan siang untuk peserta.
- Lakukan dua jenis technical meeting, satu untuk panitia lomba dan satu untuk panitia bersama peserta lomba.
- Pilih pemimpin technical meeting yang memiliki keterampilan kepemimpinan yang baik.
Untuk menjaga suasana kondusif selama technical meeting, beberapa contoh peraturan yang dapat dibuat adalah:
- Hanya orang-orang yang berwenang yang diizinkan berada dalam ruang technical meeting.
- Peserta diharapkan tidak mengganggu jalannya technical meeting.
- Semua alat komunikasi harus dimatikan agar pertemuan berlangsung lancar.
- Peserta tidak boleh menginterupsi orang lain yang sedang berbicara.
- Pertanyaan hanya boleh diajukan jika dimoderatori telah mempersilahkan.
- Sanksi teguran akan diberlakukan bagi peserta yang melanggar aturan, dan tindakan lebih lanjut akan diambil jika pelanggaran terjadi berulang kali.
Dengan memahami apa itu technical meeting dan menerapkan peraturan yang tepat, diharapkan acara tersebut dapat berjalan lancar dan sukses. Informasi ini dapat digunakan untuk berbagai jenis kegiatan, termasuk perlombaan.
Cek Berita dan Artikel KalderaNews.com lainnya di Google News
*Jika merasa artikel ini bermanfaat, silakan dishare pada saudara, sahabat dan teman-temanmu. Tertarik menjalin kerjasama dengan KalderaNews.com? Silakan hubungi WA (0812 8027 7190) atau email: kalderanews@gmail.com
Leave a Reply